CGV - Prestation de Travel Planner

Préambule

Les présentes conditions générales régissent les prestations de conception de voyages sur mesure proposées par Imagine Lapland, entreprise individuelle immatriculée en Finlande, dont le siège social est situé à Luosto, et enregistrée sous le numéro 3530178-6.

Imagine Lapland conçoit des séjours personnalisés en Laponie finlandaise à destination d’une clientèle francophone (France, Belgique, Suisse). Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV.

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1. Nature de la prestation

La liste et le descriptif des prestations de services proposées par Imagine Lapland sont mis à disposition du client sur le site https://www.imaginelapland.com. Imagine Lapland se réserve le droit de les modifier à tout moment.

Les prestations proposées comprennent, selon la formule choisie par le client, l’accompagnement personnalisé dans la conception de séjours sur mesure en Laponie finlandaise, et peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

– La recherche d’un ou plusieurs hébergements adaptés au profil du client (type de logement, localisation, confort, budget, etc.)

– La recherche de moyens de transport sur place (location de voiture, transferts, déplacements entre les différentes étapes du séjour)

– La sélection et la recommandation d’activités, d’expériences locales et de visites culturelles adaptées aux souhaits exprimés (ex: motoneige, chiens de traîneau, saunas, randonnées, etc.)

– La création d’un programme journalier personnalisé, tenant compte du rythme, des envies et des éventuelles contraintes du client

– L’optimisation de l’itinéraire (en cas de séjour itinérant ou multi-étapes)

– L’envoi d’un carnet de voyage détaillé, contenant les suggestions, conseils pratiques, liens de réservation et bonnes adresses. Celui-ci est transmis au format PDF puis, sauf exception, en version imprimée par voie postale. Il est inclu seulement dans certaine formule. Ce carnet est réalisé une fois les réservations effectuées, environ 6 semaines au plus tard avant le départ.

– Une assistance personnalisée avant et pendant le séjour, incluant notamment un appel de préparation au voyage quelques jours avant le départ

Important :

Le client effectue lui-même les réservations auprès des prestataires sélectionnés sur la base des propositions et liens communiqués. Imagine Lapland n’effectue aucune réservation à la place du client et n’agit pas comme agence de voyage ni comme intermédiaire agréé.

En réservant auprès des prestataires recommandés, le client accepte que les conditions générales de vente de ces prestataires s’appliquent à sa réservation. Imagine Lapland ne pourra être tenue responsable en cas de problème survenu entre le client et un prestataire tiers.

Conformément à la directive européenne 2011/83/UE sur les droits des consommateurs (transposée dans le droit finlandais – Kuluttajansuojalaki), le droit de rétractation ne s’applique pas aux prestations personnalisées exécutées après confirmation du client. En validant la commande, le client reconnaît expressément renoncer à son droit de rétractation dès le démarrage de la prestation.

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2. Tarification

2.1. Forfait de base

La prestation de travel planning est proposée sous forme de forfait, dont le montant est déterminé sur mesure en fonction de la complexité du voyage, du niveau d’accompagnement souhaité, du nombre de participants et de la durée du séjour.

Un devis personnalisé est établi à la suite d’un appel découverte gratuit. La prestation débute uniquement après validation du devis par le client.

Les tarifs indiqués sur le site internet ou les supports de communication sont donnés à titre indicatif et n’ont pas de valeur contractuelle.

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Le service de recherches est facturé comme suit: 

• Mini séjours ((jusque 4 nuits sur place) et/ou 2 personnes: 590€ TTC

• Séjour exclusif complet (5 à 8 nuits sur place): à partir de 790€  TTC

• Séjour exclusif itinérant et/ou longue durée (plus de 8 nuits et/ou itinérant): à partir de 890€ TTC
• Séjour de groupe (à partir de 9 personnes): sur devis

2.2. Prestations à la carte

Des prestations spécifiques peuvent être commandées séparément, à partir de 79 € TTC, notamment :

• suggestion d’hébergements,

• optimisation d’un itinéraire,

• sélection d’activités,

• ajout d’un panier de courses à l’arrivée, etc.

Ces prestations sont facturées soit au forfait, soit à l’heure, selon leur nature et la localisation du client et seront adaptés en fonction de la demande exacte de la prestation.

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3. Suppléments applicables

Des suppléments peuvent être appliqués dans les cas suivants:

• +50 € TTC: par personne supplémentaire au-delà de 6 personnes.

• +15 % du forfait: pour toute demande urgente, c’est-à-dire à moins de 90 jours avant le jour du départ.

• Carnet de voyage version papier supplémentaire: 20€

Ces suppléments sont clairement indiqués dans le contrat ou dans un avenant signé par le client.

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4. Modalités de commande et de règlement

Toute commande donne lieu à l’établissement d’un devis personnalisé.

La prestation commence après acceptation du devis, de la signature du contrat de prestation et règlement de l'acompte de 30% du total des honoraires de prestation de Imagine Lapland. Le solde sera à régler à la fin de l'organisation des prestations demandées par le client.

Le paiement s’effectue par virement bancaire. Les coordonnées sont indiquées dans la facture d'acompte et de solde.

Aucune prestation ne débute avant la validation officielle de la commande.

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5. Délais de réalisation

Le délai standard de conception d’un séjour dépend de la complexité et des prestations demandées et sera discuté lors du l'appel découverte et de la signature du contrat.

En cas de demande urgente (départ à moins de 60jours), Imagine Lapland se réserve le droit de refuser ou de facturer un supplément (voir article 3).

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6. Livraison des services

Le client recevra par email, ou par tout autre moyen de communication convenu, les propositions personnalisées correspondant à la formule choisie, comprenant notamment l’itinéraire, les transports, les hébergements, les activités et autres prestations recommandées pour son voyage.

Le client est invité à vérifier attentivement toutes les informations contenues dans ces propositions avant de procéder aux réservations auprès des prestataires (nombre de personnes, âges des participants, dates, options spécifiques, etc.).

La responsabilité finale d’effectuer les réservations incombe au client. Le travel planner ne procèdera à aucune réservation en son nom. 

Après que le client ait effectué les réservations des prestations auprès des fournisseurs, le travel planner lui remettra un carnet de voyage sur mesure au format PDF et papier, envoyé par email et par voie postale, comprenant le détail du voyage et l’ensemble des confirmations de réservation fournies par le client. Le contenu précis de ce carnet dépendra de la formule retenue.

Toute demande de modification du carnet jugée excessive pourra faire l’objet d’une facturation supplémentaire, sur devis préalable soumis à validation du client.

Le client pourra également bénéficier d’une carte interactive accessible depuis mobile, tablette ou ordinateur, nécessitant une connexion internet pour y accéder.

Pour assurer une bonne réalisation du projet, le client s’engage à fournir des informations exactes et véridiques lors de la commande.

Sans retour du client dans un délai de 7 jours ouvrés après plusieurs relances par email et téléphone, le travel planner considérera que les propositions sont acceptées et clôturera la création du voyage. Aucune nouvelle recherche ne pourra être effectuée après ce délai.

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7. Rétractation et annulation

Conformément à la directive européenne 2011/83/UE transposée dans le droit finlandais (Kuluttajansuojalaki), le droit de rétractation ne s’applique pas aux prestations de services personnalisées exécutées après confirmation du client.

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En validant la commande d’un voyage sur mesure, le client reconnaît expressément renoncer à son droit de rétractation dès le début de l’exécution de la prestation.

Toute annulation doit être notifiée par écrit. Si la prestation a déjà commencé, aucun remboursement n’est possible. Si la demande intervient avant toute recherche, un remboursement partiel pourra être envisagé, minoré des frais administratifs.

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8. Responsabilité

Imagine Lapland s’engage à fournir des conseils de qualité, adaptés au profil et au budget du client. Toutefois, elle ne pourra être tenue responsable :

• d’erreurs de réservation effectuées par le client,

• de modifications ou annulations décidées par les prestataires tiers,

• des conditions météorologiques ou d’événements imprévus (force majeure),

• de problèmes liés à la disponibilité des activités, hébergements ou transports après envoi des liens.

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9. Confidentialité et données personnelles

Imagine Lapland ne collecte que les données nécessaires à l’organisation du séjour (nom, prénom, e-mail, téléphone). Aucune donnée n’est revendue, cédée ou communiquée à des tiers.

Le client peut à tout moment demander la consultation, la modification ou la suppression de ses données en écrivant à hello@imaginelapland.com

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10. Litiges

En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable.

À défaut d’accord, les litiges relèvent des juridictions finlandaises compétentes, conformément au droit applicable local.

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En validant la réservation, le Client reconnaît avoir pris connaissance et accepté ces Conditions Générales de Vente.